Le Records Management, c’est quoi ?

Le Records Management ou traitement documentaire a pour objectif d’organiser de manière efficace et systématique l’ensemble des documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier de son activité, et ce dans n’importe quel format. Cet objectif se traduit par la garantie que le document existe, qu’il soit trouvable et traçable, mais qu’il soit également authentique, fiable, intègre et exploitable. Cela implique donc que l’organisme se dote d’un système de records management ayant pour fonctions principales les éléments cités ci-dessus.

Ainsi, le Records Management permet aux archivistes de gérer à la fois au sein d’établissements publics mais aussi privés, l’âge courant et intermédiaire des documents produits ou reçus par ces organismes.

Les « trois âges » des archives

Voici le cycle de vie du document, également appelé les trois âges des archives:

– phase active: il s’agit d’une archive courante car le document est utile au traitement des affaires et à la prise de décision.

– phase semi-active: il s’agit d’une archive intermédiaire  puisque le doucement n’est plus régulièrement utilisé mais il doit rester à portée de main pour des raisons administratives, légales ou encore fiscales.

– sort final: il devient une archive définitive lorsque celui-ci n’a plus aucune utilité administrative mais qu’il peut intéresser l’histoire de la collectivité.